À quoi devez-vous faire attention lorsque vous choisissez un espace pour des conférences et des formations, et que devez-vous demander ? C’est ce que vous découvrirez dans cet article.
Analyser les informations disponibles sur les salles de conférence
Nous avons déjà fait le premier pas. Nous avons déterminé le lieu de la conférence, fixé un budget pour couvrir la location de la salle, les pauses café, le déjeuner post-conférence et/ou les attractions supplémentaires. Nous savons également quel type de lieu nous intéresse et à quelles attentes il doit répondre. Il est maintenant temps d’analyser le palais des congrès de Deauville
Paramètres des salles de réunion
Dans la plupart des cas, vous trouverez sur Internet des informations sur la zone des installations commerciales disponibles. Des plateformes sont spécialisées dans la collecte de toutes les données nécessaires aux organisateurs. Ils sont équipés de moteurs de recherche qui, grâce à des filtres appropriés, permettront de restreindre le choix aux lieux de conférence présentant les paramètres souhaités. Il vous suffit d’indiquer le nombre de participants à la conférence, de sélectionner le lieu et, en outre, le type d’installation, son niveau et son environnement.
Les offres de salles de conférence bien rédigées doivent tenir compte de données telles que la superficie, voire la longueur, la largeur et la hauteur de la salle. Les informations sur le nombre de personnes que nous inviterons à la réunion nous aideront à déterminer la taille de l’espace. Il est important que tous les participants se sentent à l’aise et, en période de restrictions pandémiques, en sécurité.
Possibilité de différents réglages
La disposition en théâtre, également connue sous le nom de disposition en cinéma, est le choix le plus courant pour les conférences. Les chaises sont placées côte à côte face au lutrin. Le ratio habituel est de 0,9 x la surface de la salle de réunion. Une salle de 100 m², par exemple, pourra donc accueillir confortablement 90 personnes. Cependant, l’espace n’est pas tout. Nous devons également tenir compte de facteurs supplémentaires, tels que les colonnes ou les inclinaisons. Ensuite, même une grande salle pourra accueillir un plus petit nombre de participants.
La disposition en salle de classe, également connue sous le nom d’aménagement de la salle de classe, fonctionnera particulièrement bien pour les sessions de formation ou les ateliers où les participants utiliseront des équipements supplémentaires, tels que des ordinateurs portables. Dans ce cas, nous devons prévoir plus d’espace pour chaque personne que dans un théâtre. Le facteur de conversion le plus couramment utilisé est 0,58 x la taille de la pièce.
Arrangement en fer à cheval, également connu sous le nom d’arrangement en « U ». Un arrangement qui nécessite de prévoir plus d’espace pour les personnes assises derrière une table commune. Le ratio optimal pour cette disposition est de 0,4 x la surface de la salle de réunion.
Banquet assis. Dans ce cas, le taux de conversion peut varier en fonction de la taille et de la forme des tables (rondes, carrées) que vous envisagez pour votre salle de conférence. Le taux de conversion le plus courant sera de 0,3 x la surface de la pièce.
